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Synthèse des quatre audioconférences


Synthèse

Cette dernière partie propose une synthèse des points saillants des quatre audioconférences de la Table nationale francophone de concertation technique du REFAD: types de réseaux ayant participé, raisons d'être des réseaux, ce qui peut être mis en commun et ingrédients du succès.

Les types de réseaux

Certains réseaux, tels le RISQ (Québec) et Canal Savoir (Québec), par exemple, agissent comme lieu d'information, de coordination et d'expertise d'avant-garde dans les architectures de réseaux et les services d'informations ou comme supports de diffusion multimédias au service de la formation. Des réseaux internes à un établissement (l'Université Laval, par exemple) ont été créés dans le but de regrouper et de maximiser le travail des différentes facultés dans le développement des applications pédagogiques des technologies de l'information et des communications. Pour leur part, la majorité des réseaux hors Québec (RIN, RNEUF, réseau du Collège de l'Acadie, RFÉCD, TéléÉducation NB (Nouveau-Brunswick), etc.) cherchent à offrir la meilleure formation possible aux francophones vivant à l'extérieur du Québec en leur offrant des cours dans leur langue maternelle. Ces réseaux permettent non seulement à tous les francophones des régions éloignées d'améliorer leur niveau de vie et d'accéder à l'emploi, mais ils contribuent aussi à créer un sentiment d'appartenance.

Pourquoi appartenir à un réseau?

Appartenir à un réseau bien organisé permet à chaque établissement partenaire de se consacrer avant tout à sa mission, notamment à la formation, à la recherche et à l'élaboration de programmes, tout en restant à la fine pointe des connaissances et des nouvelles tendances dans le domaine des technologies de l'information et des communications. Appartenir à un réseau permet d'offrir de meilleurs services et de meilleurs produits à ses utilisateurs grâce à l'effet cumulatif et complémentaire des expertises et des expériences de chacun des partenaires. Des économies importantes peuvent être réalisées grâce au partage des coûts des infrastructures et des communications (accès à internet, tarifs réduits pour l'utilisation des lignes téléphoniques, partage des salles, etc.). Travailler en réseau ne permet toutefois pas toujours de réaliser des économies et de gagner du temps, mais la plupart des réseaux reçoivent une aide financière et matérielle des gouvernements ou d'autres organisations (fournisseurs d'accès Internet, entreprises de télécommunications, entreprise privée, etc.); ce qui n'est pas toujours le cas des organisations qui «font cavalier seul».

Quoi mettre en commun?

Les partenaires des réseaux peuvent mettre en commun des ressources techniques (supports de diffusion multimédia, plates-formes, logiciels, serveurs, sites web, bandes passantes, accès et services Internet à haute vitesse, News, etc.), l'accès à des portails spécialisés et à des banques de données (documents multimédias et cours en ligne) ou encore les diverses expertises de leurs membres: connaissances techniques, pédagogiques et administratives, formation des formateurs et des concepteurs de cours, conception de cours et de modules, normes de conception et de production, contrats types, etc. Les membres des réseaux peuvent également mettre en commun leur documentation ou encore des modules de cours, des programmes d'études et des objets d'apprentissage (un «dépôt» pan-canadien d'objets d'apprentissage dans les deux langues officielles serait d'ailleurs en voie de développement). Dans le cas de plates-formes, par exemple WebCT qui est utilisée par de nombreux établissements francophones, les membres d'un ou de plusieurs réseaux peuvent se regrouper non seulement pour obtenir des tarifs plus avantageux (licences d'utilisation), mais aussi pour s'assurer que tous les éléments de la plate-forme soient traduits (et bien traduits) en français.

Les ingrédients du succès d'un réseau

Encadrer les activités du réseau tout en privilégiant une structure ouverte et légère.

Tout réseau doit être encadré par une équipe de gestion qui en synchronise et centralise les opérations. Cette équipe élabore le plan de déploiement à long terme, identifie les priorités et les besoins (achat d'équipements, endroit où ils seront installés, choix des plates-formes, emplacements des sites, etc.) et s'assure de maintenir le cap vers les objectifs visés: engagement formel des membres, identification des intérêts communs et des responsabilités de chacun, temps alloué et montants dépensés, évaluation de l'atteinte des objectifs, etc. Cette équipe s'assure également que chaque membre du réseau travaille en étroite collaboration, tout en conservant une certaine autonomie, afin de ne pas doubler ou tripler les actions et les dépenses inutilement.

Cette structure de gestion doit être à la fois être souple et légère tout en maintenant…. fermement le cap vers la vision de départ. Une structure trop formelle et d'innombrables consultations des partenaires risquent de ralentir le travail de tous. Il s'agit en fait de regrouper les énergies et de coordonner les interventions tout en tenant compte des idées de toutes les personnes impliquées, mais sans rien leur imposer.

Même si chacun des partenaires est dynamique et plein de bonne volonté, la lourdeur bureaucratique ne doit jamais être sous-estimée. Dans le domaine des technologies, le temps est un ingrédient précieux car il a un impact considérable sur l'efficacité des réseaux! Tout en planifiant à long terme les activités d'un réseau, il faut, par exemple, être prudent si on doit signer trop longtemps à l'avance des contrats d'acquisition d'équipements car il est bien connu que la technologie évolue presque chaque jour.

Dans le cas des réseaux qui développent des cours et des programmes, une petite équipe devrait être chargée de la gestion, de la promotion, de la formation et de l'assistance technique de ces cours et de ces programmes. Les activités de chacun des services impliqués dans leur développement et leur prestation, devraient être coordonnées par un minimum de personnes, idéalement une seule (minimum de liens et de personnes à consulter).

Identifier un leader et lui laisser pratiquement carte blanche.

Il est indispensable d'identifier une personne responsable du réseau; un coordonnateur en qui les partenaires auront totalement confiance et qui se sentira imparti d'une mission, soit la vie et la survie du réseau et son dynamisme. Ce leader devrait entretenir la motivation et l'intérêt des partenaires à travailler ensemble. Il peut s'agir d'un membre du réseau ou, au contraire, d'une personne totalement neutre dont le statut est différent de celui des autres membres du réseau.

Miser sur la complémentarité des partenaires.

L'association entre partenaires permet de réduire considérablement les coûts d'opération d'un réseau et évite surtout de refaire ce qui a déjà été fait par les autres (les bons coups et les moins bons). Lorsqu'il s'agit de partager des ressources techniques et humaines entre établissements, la générosité et l'équité ne sont malheureusement pas toujours au rendez-vous. Tout le monde veut bien établir des ententes et des collaborations mais, dans la réalité, les choses en sont pas si faciles.

Pour contourner cette difficulté, chaque partenaire pourrait se spécialiser dans un domaine et devenir ainsi unique et différent des autres partenaires et donc complémentaire. La compétition se résumerait alors à la compétition avec soi-même dans le but d'offrir les meilleurs produits et les meilleurs services possibles. Une mission claire, des besoins communs à combler mais des stratégies d'intervention (des solutions à ces besoins) différentes et complémentaires semblent être la règle d'or du succès d'un réseau.

Miser aussi sur la compatibilité des équipements…

Tous les partenaires d'un même réseau doivent s'assurer que leurs équipements soient compatibles entre eux et mis à jour régulièrement. Cette question de la mise à jour et du remplacement des équipements constitue bien souvent un casse tête pour certains établissements dont les moyens financiers sont limités comparativement aux coûts exorbitants des équipements. Le casse-tête est encore plus grand lorsqu'on doit travailler en partenariat avec des établissements qui n'ont pas encore accès au protocole IP, par exemple, alors que notre établissement y a accès et dont les équipements destinés à la transmission des graphiques ne sont pas semblables (nombre de moniteurs, etc.).

Mettre l'accent sur la communication entre les personnes.

Les membres d'un réseau doivent apprendre à communiquer entre eux s'ils veulent mettre sur pied des projets de grande qualité et de grande envergure. Même si la technologie les aide dans cette démarche (et renforce le sentiment d'appartenance), ce n'est pas elle qui va résoudre, par exemple, le problème des francophones hors Québec, mais bien la communication et l'interaction entre les personnes. C'est en investissant du temps et des énergies à se parler, à créer des liens et à discuter des succès et des erreurs des uns et des autres qu'il est possible non seulement de découvrir ce qui peut être mis en commun, mais aussi de ne pas refaire des erreurs qui ont déjà été commises.

Le financement.

Les coûts de gestion, d'opération et d'entretien d'un réseau, ainsi que la rémunération des équipes techniques et des administrateurs des réseaux devraient être partagés équitablement entre tous les partenaires et aucun ne devrait perdre de l'argent au profit des autres. À titre d'exemple, certains établissements utilisent le réseau (salles et équipements) une seule fois par semaine, alors que d'autres l'utilisent à temps complet et ne peuvent donc échanger des services avec les autres pour compenser. Il faut donc trouver des solutions novatrices pour partager les coûts équitablement.

La technique doit être «humaine», «humanisante» et conviviale.

Les utilisateurs des réseaux doivent pouvoir maîtriser facilement et rapidement les outils technologiques mis à leur disposition et ne pas être paralysés par l'abondance d'informations techniques à assimiler. Cette convivialité des équipements permet d'économiser des coûts importants en formation technique des techniciens et des utilisateurs. Les usagers des technologiques sont d'ailleurs de plus en plus exigeants quant à la convivialité et à l'efficacité des équipements qu'ils utilisent (plates-formes, logiciels, etc.), à tel point que plusieurs établissements éprouvent des difficultés à suivre le courant. Par contre, disposer d'équipements à jour, compatibles entre eux et faciles à utiliser, permet non seulement aux usagers de mieux les accepter mais contribue certainement aussi à réduire le taux d'abandon.

Assurer un soutien technique en tout temps.

Un service technique doit être offert en tout temps, pratiquement 24h sur 24 dès qu'un réseau est utilisé. Les activités du réseau, surtout les cours, ne doivent jamais être perturbées par des problèmes d'ordre technique.

Former les formateurs à l'utilisation des technologies et surtout à la communication et à l'animation à l'aide des technologies.

Les énergies et les ressources des partenaires d'un réseau ne doivent pas être concentrées uniquement sur la connaissance et sur l'utilisation des outils technologiques, au point d'en oublier les raisons pour lesquelles ces outils existent. Bien des formateurs et des concepteurs de cours à distance ne savent en effet pas exploiter tout le potentiel de ces outils: les cours offerts par audioconférence et vidéoconférence, par exemple, ne sont pas toujours très dynamiques et les cours en ligne se résument parfois à à faire défiler des pages à l'écran qui pourraient tout simplement être photocopiées. La formation des formateurs aux habiletés de communication pourrait contribuer à réduire le taux d'abandon. Les expertises des différents établissements pourraient être mises en commun pour mettre au point de telles formations.

Valoriser le travail des coordonnateurs et des animateurs de réseau.

Les administrateurs de réseau sont parfois des hommes d'orchestre lorsqu'ils sont supportés par une équipe, mais parfois aussi des «hommes à tout faire», lorsque leur réseau est plus petit. Leurs tâches sont très diversifiées: gestion du calendrier d'utilisation et de l'espace des différents sites, branchements des sites lors d'une activité, formation des utilisateurs, lien avec le service de comptabilité, promotion du réseau auprès de la communauté, gestion des inventaires, établissement des budgets et des plans de remplacement des équipements… et souvent aussi, faire du lobbying auprès des décideurs pour obtenir le financement nécessaire à la survie du réseau ou justifier… leur poste. Quant aux animateurs de réseau ou aux équipes techniques de première ligne, constamment en contact avec les étudiants afin de rendre leur intégration dans les téléconférences, leur accès aux sites web et aux cours le plus convivial possible, il semble, avec l'expérience, que leur rôle soit fondamental.

Ne pas négliger la «veille technologique».

Tous les établissements n'ont pas les moyens de confier la responsabilité de la veille technologique à une personne ou à un groupe de personnes. Parfois, bien d'autres questions d'ordres pratique et financier doivent être résolues dans l'immédiat avant de songer à l'avenir. Ce sont alors les personnes qui, individuellement et souvent durant leurs heures de loisirs, se tiennent au courant des nouveaux développements et des recherches dans le domaine de la formation à distance et des nouvelles technologies.

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Mise à jour: 4/3/2002