Synthèse
des quatre audioconférences
Synthèse
Cette dernière partie propose une synthèse des points
saillants des quatre audioconférences de la Table nationale
francophone de concertation technique du REFAD: types de réseaux
ayant participé, raisons d'être des réseaux,
ce qui peut être mis en commun et ingrédients du succès.
Les types de réseaux
Certains réseaux, tels le RISQ (Québec) et Canal
Savoir (Québec), par exemple, agissent comme lieu d'information,
de coordination et d'expertise d'avant-garde dans les architectures
de réseaux et les services d'informations ou comme supports
de diffusion multimédias au service de la formation. Des
réseaux internes à un établissement (l'Université
Laval, par exemple) ont été créés
dans le but de regrouper et de maximiser le travail des différentes
facultés dans le développement des applications
pédagogiques des technologies de l'information et des communications.
Pour leur part, la majorité des réseaux hors Québec
(RIN, RNEUF, réseau du Collège de l'Acadie, RFÉCD,
TéléÉducation NB (Nouveau-Brunswick), etc.)
cherchent à offrir la meilleure formation possible aux
francophones vivant à l'extérieur du Québec
en leur offrant des cours dans leur langue maternelle. Ces réseaux
permettent non seulement à tous les francophones des régions
éloignées d'améliorer leur niveau de vie
et d'accéder à l'emploi, mais ils contribuent aussi
à créer un sentiment d'appartenance.
Pourquoi appartenir à un réseau?
Appartenir à un réseau bien organisé permet
à chaque établissement partenaire de se consacrer
avant tout à sa mission, notamment à la formation,
à la recherche et à l'élaboration de programmes,
tout en restant à la fine pointe des connaissances et des
nouvelles tendances dans le domaine des technologies de l'information
et des communications. Appartenir à un réseau permet
d'offrir de meilleurs services et de meilleurs produits à
ses utilisateurs grâce à l'effet cumulatif et complémentaire
des expertises et des expériences de chacun des partenaires.
Des économies importantes peuvent être réalisées
grâce au partage des coûts des infrastructures et
des communications (accès à internet, tarifs réduits
pour l'utilisation des lignes téléphoniques, partage
des salles, etc.). Travailler en réseau ne permet toutefois
pas toujours de réaliser des économies et de gagner
du temps, mais la plupart des réseaux reçoivent
une aide financière et matérielle des gouvernements
ou d'autres organisations (fournisseurs d'accès Internet,
entreprises de télécommunications, entreprise privée,
etc.); ce qui n'est pas toujours le cas des organisations qui
«font cavalier seul».
Quoi mettre en commun?
Les partenaires des réseaux peuvent mettre en commun des
ressources techniques (supports de diffusion multimédia,
plates-formes, logiciels, serveurs, sites web, bandes passantes,
accès et services Internet à haute vitesse, News,
etc.), l'accès à des portails spécialisés
et à des banques de données (documents multimédias
et cours en ligne) ou encore les diverses expertises de leurs
membres: connaissances techniques, pédagogiques et administratives,
formation des formateurs et des concepteurs de cours, conception
de cours et de modules, normes de conception et de production,
contrats types, etc. Les membres des réseaux peuvent également
mettre en commun leur documentation ou encore des modules de cours,
des programmes d'études et des objets d'apprentissage (un
«dépôt» pan-canadien d'objets d'apprentissage
dans les deux langues officielles serait d'ailleurs en voie de
développement). Dans le cas de plates-formes, par exemple
WebCT qui est utilisée par de nombreux établissements
francophones, les membres d'un ou de plusieurs réseaux
peuvent se regrouper non seulement pour obtenir des tarifs plus
avantageux (licences d'utilisation), mais aussi pour s'assurer
que tous les éléments de la plate-forme soient traduits
(et bien traduits) en français.
Les ingrédients du succès d'un réseau
Encadrer les activités du réseau tout en privilégiant
une structure ouverte et légère.
Tout réseau doit être encadré par une équipe
de gestion qui en synchronise et centralise les opérations.
Cette équipe élabore le plan de déploiement
à long terme, identifie les priorités et les besoins
(achat d'équipements, endroit où ils seront installés,
choix des plates-formes, emplacements des sites, etc.) et s'assure
de maintenir le cap vers les objectifs visés: engagement
formel des membres, identification des intérêts communs
et des responsabilités de chacun, temps alloué et
montants dépensés, évaluation de l'atteinte
des objectifs, etc. Cette équipe s'assure également
que chaque membre du réseau travaille en étroite
collaboration, tout en conservant une certaine autonomie, afin
de ne pas doubler ou tripler les actions et les dépenses
inutilement.
Cette structure de gestion doit être à la fois être
souple et légère tout en maintenant
. fermement
le cap vers la vision de départ. Une structure trop formelle
et d'innombrables consultations des partenaires risquent de ralentir
le travail de tous. Il s'agit en fait de regrouper les énergies
et de coordonner les interventions tout en tenant compte des idées
de toutes les personnes impliquées, mais sans rien leur
imposer.
Même si chacun des partenaires est dynamique et plein de
bonne volonté, la lourdeur bureaucratique ne doit jamais
être sous-estimée. Dans le domaine des technologies,
le temps est un ingrédient précieux car il a un
impact considérable sur l'efficacité des réseaux!
Tout en planifiant à long terme les activités d'un
réseau, il faut, par exemple, être prudent si on
doit signer trop longtemps à l'avance des contrats d'acquisition
d'équipements car il est bien connu que la technologie
évolue presque chaque jour.
Dans le cas des réseaux qui développent des cours
et des programmes, une petite équipe devrait être
chargée de la gestion, de la promotion, de la formation
et de l'assistance technique de ces cours et de ces programmes.
Les activités de chacun des services impliqués dans
leur développement et leur prestation, devraient être
coordonnées par un minimum de personnes, idéalement
une seule (minimum de liens et de personnes à consulter).
Identifier un leader et lui laisser pratiquement carte
blanche.
Il est indispensable d'identifier une personne responsable du
réseau; un coordonnateur en qui les partenaires auront
totalement confiance et qui se sentira imparti d'une mission,
soit la vie et la survie du réseau et son dynamisme. Ce
leader devrait entretenir la motivation et l'intérêt
des partenaires à travailler ensemble. Il peut s'agir d'un
membre du réseau ou, au contraire, d'une personne totalement
neutre dont le statut est différent de celui des autres
membres du réseau.
Miser sur la complémentarité des partenaires.
L'association entre partenaires permet de réduire considérablement
les coûts d'opération d'un réseau et évite
surtout de refaire ce qui a déjà été
fait par les autres (les bons coups et les moins bons). Lorsqu'il
s'agit de partager des ressources techniques et humaines entre
établissements, la générosité et l'équité
ne sont malheureusement pas toujours au rendez-vous. Tout le monde
veut bien établir des ententes et des collaborations mais,
dans la réalité, les choses en sont pas si faciles.
Pour contourner cette difficulté, chaque partenaire pourrait
se spécialiser dans un domaine et devenir ainsi unique
et différent des autres partenaires et donc complémentaire.
La compétition se résumerait alors à la compétition
avec soi-même dans le but d'offrir les meilleurs produits
et les meilleurs services possibles. Une mission claire, des besoins
communs à combler mais des stratégies d'intervention
(des solutions à ces besoins) différentes et complémentaires
semblent être la règle d'or du succès d'un
réseau.
Miser aussi sur la compatibilité des équipements
Tous les partenaires d'un même réseau doivent s'assurer
que leurs équipements soient compatibles entre eux et mis
à jour régulièrement. Cette question de la
mise à jour et du remplacement des équipements constitue
bien souvent un casse tête pour certains établissements
dont les moyens financiers sont limités comparativement
aux coûts exorbitants des équipements. Le casse-tête
est encore plus grand lorsqu'on doit travailler en partenariat
avec des établissements qui n'ont pas encore accès
au protocole IP, par exemple, alors que notre établissement
y a accès et dont les équipements destinés
à la transmission des graphiques ne sont pas semblables
(nombre de moniteurs, etc.).
Mettre l'accent sur la communication entre les personnes.
Les membres d'un réseau doivent apprendre à communiquer
entre eux s'ils veulent mettre sur pied des projets de grande
qualité et de grande envergure. Même si la technologie
les aide dans cette démarche (et renforce le sentiment
d'appartenance), ce n'est pas elle qui va résoudre, par
exemple, le problème des francophones hors Québec,
mais bien la communication et l'interaction entre les personnes.
C'est en investissant du temps et des énergies à
se parler, à créer des liens et à discuter
des succès et des erreurs des uns et des autres qu'il est
possible non seulement de découvrir ce qui peut être
mis en commun, mais aussi de ne pas refaire des erreurs qui ont
déjà été commises.
Le financement.
Les coûts de gestion, d'opération et d'entretien
d'un réseau, ainsi que la rémunération des
équipes techniques et des administrateurs des réseaux
devraient être partagés équitablement entre
tous les partenaires et aucun ne devrait perdre de l'argent au
profit des autres. À titre d'exemple, certains établissements
utilisent le réseau (salles et équipements) une
seule fois par semaine, alors que d'autres l'utilisent à
temps complet et ne peuvent donc échanger des services
avec les autres pour compenser. Il faut donc trouver des solutions
novatrices pour partager les coûts équitablement.
La technique doit être «humaine», «humanisante»
et conviviale.
Les utilisateurs des réseaux doivent pouvoir maîtriser
facilement et rapidement les outils technologiques mis à
leur disposition et ne pas être paralysés par l'abondance
d'informations techniques à assimiler. Cette convivialité
des équipements permet d'économiser des coûts
importants en formation technique des techniciens et des utilisateurs.
Les usagers des technologiques sont d'ailleurs de plus en plus
exigeants quant à la convivialité et à l'efficacité
des équipements qu'ils utilisent (plates-formes, logiciels,
etc.), à tel point que plusieurs établissements
éprouvent des difficultés à suivre le courant.
Par contre, disposer d'équipements à jour, compatibles
entre eux et faciles à utiliser, permet non seulement aux
usagers de mieux les accepter mais contribue certainement aussi
à réduire le taux d'abandon.
Assurer un soutien technique en tout temps.
Un service technique doit être offert en tout temps, pratiquement
24h sur 24 dès qu'un réseau est utilisé.
Les activités du réseau, surtout les cours, ne doivent
jamais être perturbées par des problèmes d'ordre
technique.
Former les formateurs à l'utilisation des technologies
et surtout à la communication et à l'animation à
l'aide des technologies.
Les énergies et les ressources des partenaires d'un réseau
ne doivent pas être concentrées uniquement sur la
connaissance et sur l'utilisation des outils technologiques, au
point d'en oublier les raisons pour lesquelles ces outils existent.
Bien des formateurs et des concepteurs de cours à distance
ne savent en effet pas exploiter tout le potentiel de ces outils:
les cours offerts par audioconférence et vidéoconférence,
par exemple, ne sont pas toujours très dynamiques et les
cours en ligne se résument parfois à à faire
défiler des pages à l'écran qui pourraient
tout simplement être photocopiées. La formation des
formateurs aux habiletés de communication pourrait contribuer
à réduire le taux d'abandon. Les expertises des
différents établissements pourraient être
mises en commun pour mettre au point de telles formations.
Valoriser le travail des coordonnateurs et des animateurs
de réseau.
Les administrateurs de réseau sont parfois des hommes d'orchestre
lorsqu'ils sont supportés par une équipe, mais parfois
aussi des «hommes à tout faire», lorsque leur
réseau est plus petit. Leurs tâches sont très
diversifiées: gestion du calendrier d'utilisation et de
l'espace des différents sites, branchements des sites lors
d'une activité, formation des utilisateurs, lien avec le
service de comptabilité, promotion du réseau auprès
de la communauté, gestion des inventaires, établissement
des budgets et des plans de remplacement des équipements
et souvent aussi, faire du lobbying auprès des décideurs
pour obtenir le financement nécessaire à la survie
du réseau ou justifier
leur poste. Quant aux animateurs
de réseau ou aux équipes techniques de première
ligne, constamment en contact avec les étudiants afin de
rendre leur intégration dans les téléconférences,
leur accès aux sites web et aux cours le plus convivial
possible, il semble, avec l'expérience, que leur rôle
soit fondamental.
Ne pas négliger la «veille technologique».
Tous les établissements n'ont pas les moyens de confier
la responsabilité de la veille technologique à une
personne ou à un groupe de personnes. Parfois, bien d'autres
questions d'ordres pratique et financier doivent être résolues
dans l'immédiat avant de songer à l'avenir. Ce sont
alors les personnes qui, individuellement et souvent durant leurs
heures de loisirs, se tiennent au courant des nouveaux développements
et des recherches dans le domaine de la formation à distance
et des nouvelles technologies.
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