Compte rendu de la quatrième
rencontre (12 mars 2002)
Intervention de monsieur Denis Gilbert
Intervention de monsieur Sébastien Rock
Intervention de monsieur Alain Erdmer
Période de discussion entre les spécialistes
Les administrateurs de réseaux sont-ils
indispensables ?
Outre l'équipe du REFAD et l'animatrice, trois spécialistes
et un observateur s'étaient donné rendez-vous pour
discuter du thème à l'ordre du jour. Il s'agit de
messieurs Denis Gilbert, Sébastien Rock et Alain Erdmer,
ainsi que de monsieur Gaétan Desrosiers.
- Le compte rendu de cette dernière audioconférence
est quelque peu différent des trois premières puisque
le seul observateur qui y a participé a dû s'absenter
avant la période de discussions. Ceci a permis des échanges
plus intimes et plus intenses entre trois personnes assumant les
mêmes fonctions, bien qu'à des niveaux et à
des degrés différents. En fait, cette audioconférence
était une des plus passionnante car elle abordait, à
partir du vécu de chacun, plusieurs sujets abordés
durant les trois premières audioconférences. Il
était question de technique et de technologies, bien sûr,
mais l'aspect humain des réseaux et le dévouement
de ses administrateurs et animateurs ont été mis
en évidence. Il n'y a pas eu de «tour de table»
pour identifier des recommandations puisque celles-ci ont été
formulées au cours des discussions.
Intervention de monsieur Denis Gilbert:
L'animateur de réseau au cur de la «socialisation»
(Retour
au haut de la page)
Jusqu'en 1992, l'encadrement des étudiantes et des étudiants
de la Télé-université se limitait à
des contacts téléphoniques avec leur tutrice ou
leur tuteur, environ 3 heures par semaine, à heures fixes
(par exemple, le lundi soir de 19h à 22h). En 1992, avec
la mise sur pied des conférences télématiques
sous forme de «babillard électronique», les
étudiantes et les étudiants ont réclamé
un support moral, en plus du dépannage technique. Depuis
ce temps, le volet «socialisation» a pris de plus
en plus d'ampleur.
Engagé en 1991 à titre d'animateur de réseau
pour une période de 20 jours, Denis Gilbert devait alors
s'assurer du bon fonctionnement du système de conférences
télématiques et offrir de l'aide aux six groupes
de quinze étudiantes et étudiants inscrits à
un cours de télématique. Dix ans plus tard
et après plusieurs mises à pied, réintégration
de son poste et une pétition organisée par les étudiantes
et des étudiants, son titre d'animateur de réseaux
se trouve aujourd'hui inséré dans la convention
collective de la Télé-université. Tout cela
montre à quel point un animateur de réseau peut
contribuer au succès des cours offerts à distance.
Aujourd'hui, le rôle de Denis Gilbert consiste avant tout
à gérer les systèmes de conférences
télématiques et à rendre la tâche des
étudiantes et des étudiants la moins inconfortable
possible avec les interfaces mises à leur disposition.
Il anime également:
· Des forums (entre 265 et 280 forums actifs en même
temps), en donnant, entre autres, les permissions informatiques
aux étudiantes et aux étudiants nouvellement inscrits
à un cours.
· Une «cafétéria virtuelle»,
c'est-à-dire un environnement de socialisation où
les étudiantes et les étudiants discutent de tout
et de rien, sauf de leurs cours (quelques dizaines de personnes
actives chaque jour et plusieurs centaines d'observatrices et
d'observateurs que l'on peut considérer comme étant
des «voyeurs»).
· La conférence télématique «Dépanne»
où les étudiantes et les étudiants exposent
les problèmes techniques qu'ils rencontrent dans leur cours
ou avec le site web de la Télé-université.
· Pour tous ces forums; il vérifie aussi si les
messages véhiculés ne contiennent pas de propos
allant à l'encontre du code d'éthique de la Télé-université.
(haineux ou racistes, par exemple).
Denis Gilbert répond également aux courriels des
étudiantes et des étudiants et les dirigent vers
les bonnes personnes lorsque leurs questions ne sont pas de son
ressort (par exemple, des questions d'ordre administratif).
Environ 12 000 étudiantes et étudiants (sur un
total de 17 000) sont inscrits aux différents forums. Seulement
quelques centaines y sont actifs, parfois depuis plusieurs années
et forment ainsi une communauté virtuelle. Chaque mois,
deux cents à trois cents nouveaux étudiantes et
étudiants accèdent aux divers forums. Les personnes
inscrites à un même cours vivent pour la plupart
très éloignées les unes des autres (au Canada
et à l'étranger) et ne peuvent pas se réunir.
Des tuteurs et des tutrices sont responsables de l'encadrement
pédagogique et motivationnel. Ils réunissent les
étudiantes et les étudiants dans des classes virtuelles
en recourant à divers moyens: courriel, courrier, téléphone,
forums et parfois aussi vidéoconférences.
- Pour avoir un aperçu de ce qui est offert dans le système
de conférences télématiques de la Télé-université,
cliquez sur ce lien: http://www.teluq.uquebec.ca/conferences/
- Inscrivez les informations suivantes
Nom d'utilisateur : demo01
Mot de passe : facile
Intervention de monsieur Sébastien
Rock: L'homme aux deux chapeaux qui fait tout, tout, tout
ou presque!
(Retour au haut de la page)
Sébastien Rock n'est enseignant développeur que
depuis seulement un an et agent administratif depuis seulement
2 ans, mais il s'est déjà mérité le
certificat d'honneur remis chaque année par le REFAD à
«une personne sétant impliquée au niveau
de la formation à distance pancanadienne». Ce certificat
lui a été remis lors de l'assemblée générale
annuelle du REFAD, le 27 mai 2002.
Avant d'exercer ses fonctions actuelles, Sébastien Rock
a terminé un baccalauréat en éducation à
l'Université McGill (enseignement du français) et
a commencé une maîtrise en technologies éducationnelles
à l'Université de Montréal. En Saskatchewan,
il était spécialisé en formation des adultes.
Officiellement, Sébastien Rock consacre 60% de son temps
à sa tâche d'enseignant développeur et 40%
à sa tâche d'administrateur de réseau, mais
en réalité cette dernière tâche l'accapare
bien plus! Le Réseau fransaskois d'éducation et
de communication à distance (RFCÉD) existe depuis
trois ans. Il fait partie du plan de déploiement du projet
rneuf. Le Comité directeur du RFCÉD est formé
de représentants des quatre partenaires du Réseau.
Ces personnes se rencontrent une fois par mois. Même si
les quatre partenaires n'utilisent pas le réseau dans les
mêmes proportions, chacun assume le quart des coûts
et des tâches de gestion et d'administration. À titre
d'exemple, c'est la DSF 310 qui a la responsabilité de
la comptabilité du réseau.
La majorité des sommes mises en commun par chaque partenaire
sert à rémunérer l'agent administratif du
réseau, le seul employé du RFCÉD. La mise
à jour des équipements de vidéoconférence
(surtout les codecs), leur réparation et peut-être
bientôt aussi leur remplacement risquent de constituer un
problème de taille pour le RFCÉD. En 2001, le réseau
a permis de réaliser des économies de plus de 100
000 $ en frais de déplacements pour diverses réunions
administratives. Il faudra en tenir compte au moment du remplacement
des équipements.
- Pour en apprendre davantage sur le RFCÉD (partenariats,
partage des frais de gestion, etc.) et le RNEUF, nous vous invitons
à visiter le site web de ces deux réseaux et à
prendre connaissance du compte rendu des interventions de messieurs
Francis Morin et Donald McDonell, lors des audioconférences
du 27 novembre et du 11 décembre 2001.
Les fonctions et les tâches de l'agent administratif
du RFCÉD: entre la communication et la comptabilité
en passant par les réservations et les inventaires
Au centre de l'action, l'agent administratif est responsable
du fonctionnement du réseau. Sa tâche consiste principalement
à établir les contacts entre les personnes lors
des vidéoconférences, à faire les réservations
(à 24h d'avis maximum), à gérer le calendrier
d'utilisation et de l'espace des différents sites (quinze
sites; quinze cours au secondaire cette année pour environ
150 étudiants/cours, mais aussi environ 20 000 utilisateurs
francophones potentiels). Sa tâche consiste également
à établir le lien avec le service de comptabilité
lors des réservations et l'équipe de l'Université
d'Ottawa pour les réservations du pont de vidéoconférence.
L'agent administratif s'occupe aussi de la gestion de l'inventaire,
de la mise à jour des logiciels et de la promotion du réseau
auprès de la communauté (l'Assemblée communautaire
fransaskoise (ACF) est l'un des quatre partenaires du RFCÉD).
La majorité du travail s'effectue en temps réel.
En plus de toutes ces tâches, il arrive à Sébastien
Rock de conseiller les étudiantes et les étudiants
qui désirent poursuivre leurs études universitaires
en français. Il mentionne par exemple que plusieurs francophones
de la Saskatchewan désirent s'inscrire à un baccalauréat
en éducation, en français, mais qu'ils doivent suivre
cette formation en anglais, faute de ressources dans leur milieu.
Il y a un manque dans ce secteur. Il serait bon qu'il y ait des
échanges au niveau national entre les différents
établissements pour combler cette lacune.
Intervention de monsieur Alain Erdmer:
Le grand chef d'orchestre du réseau!
(Retour au haut de la page)
Architecte (spécialisé en archéologie) de
formation, Alain Erdmer uvre depuis dix-huit ans à
l'Université d'Ottawa, dans le domaine de l'enseignement
à distance. Il a donc évolué au même
rythme que le réseau (le premier cours par audioconférence
a été offert en 1981). Au fil des ans, il a «touché
à tout» (opération des consoles, montage des
salles, etc.) avant d'être nommé Chef du Centre d'enseignement
et d'apprentissage médiatisés (CEAM) en 2000. Ce
long cheminement lui permet aujourd'hui de connaître toutes
les facettes et tous les aspects de la gestion, de l'administration
et de l'animation d'un réseau. Depuis sa nomination à
ce poste, ses fonctions ont toutefois considérablement
été modifiées comparativement à celles
de son prédécesseur, Donald McDonell. En effet,
lors de la restructuration des services de l'Université
d'Ottawa en 1999, les services de même nature ont été
regroupés. L'enseignement à distance qui n'offrait
qu'une centaine de cours par an à environ 1300 étudiantes
et étudiants et qui ne gérait que 25 salles de classe
de vidéoconférence a été fusionné
avec l'enseignement sur Internet pour toute l'Université
(y compris l'infrastructure des serveurs). Aujourd'hui, plus de
13 000 usagers (437 cours environ offerts sur le web) utilisent
les serveurs de l'Université! Il faut donc assurer tous
les services à cette clientèle tous les jours, incluant
les fins de semaine. Un réseau ne peut fonctionner s'il
n'y a pas une équipe qui en assure la bonne marche en offrant
notamment un soutien technique, en aidant les gens à allumer
les équipements et en assurant une présence pendant
les cours, en cas de problèmes. La gestion et l'entretien
du réseau occupent donc la majorité du temps de
l'équipe du ceam. Si une seule personne doit assumer toutes
ces responsabilités en même temps, elle risque de
«se brûler les ailes». L'ère des pionniers
de la formation à distance qui faisaient tout, ou presque,
est révolue. Le temps manque maintenant bien souvent pour
s'occuper de cas particuliers, de développement ou assurer
une veille technologique.
- Le Centre d'enseignement et d'apprentissage médiatisés
(CEAM) est une des cinq unités administratives du nouveau
Service d'appui à l'enseignement et à l'apprentissage
(SAEA) de l'Université d'Ottawa.
Les fonctions et les tâches de l'administrateur de réseau
au CEAM: de l'administration, de l'administration et encore de
l'administration
Voici les principales tâches d'Alain Erdmer:
· Établir les budgets et préparer les plans
de remplacement des équipements. Même si le ministère
du Patrimoine canadien a contribué à l'achat des
équipements du RNEUF, il faut déjà en prévoir
le remplacement et la mise à jour et cela coûte très
cher.
· Assurer une présence technique. Les cours par
vidéoconférence sont offerts entre 8h 30 et 22 h.
Le CEAM doit être prêt, par exemple, à remplacer
immédiatement les équipements en panne afin de ne
pas avoir à suspendre un cours. Ceci exige une certaine
préparation préalable doublée d'une grande
disponibilité.
· Faire du lobbying
pour trouver l'argent nécessaire
pour la mise à jour, la réparation et le remplacement
de ces équipements.
· Coordonner le travail des quinze personnes qui assurent
les autres services: publicité, inventaire, comptabilité,
réservations, formation, support technique, liaison avec
les professeures et professeurs et les centres extérieurs,
mise en place des systèmes de surveillance, planification
de la mise à jour et du remplacement des équipements
(serveurs, logiciels, etc.).
Après deux années d'existence, le CEAM se porte
bien. Il est bien épaulé par l'administration de
l'Université. Le Centre du cyber-@pprentissage, une autre
unité administrative du nouveau Service d'appui à
l'enseignement et à l'apprentissage, a pris en charge toute
la conception pédagogique (17 personnes). Le CEAM continue
toutefois d'assurer la formation technique individuelle des professeures
et des professeurs sur les appareils d'audioconférence
et de vidéoconférence. Cette tâche est de
plus en plus facile. Non seulement l'équipe en place a
acquis une grande expérience dans ce type de formation,
mais elle a également conçu divers documents qui
facilitent la tâche de tous. En outre, la nouvelle génération
de professeures et de professeurs connaît assez bien les
nouvelles technologies.
Les professeures et les professeurs assument la responsabilité
du support pédagogique et motivationnel. Aussi, contrairement
à la Télé-université dont les étudiantes
et les étudiants sont très dispersés au Canada
et même à l'étranger, les étudiantes
et les étudiants inscrits aux cours à distance de
l'Université d'Ottawa travaillent en groupe, en salle de
classe et s'entraident beaucoup (la majorité des problèmes
pédagogiques sont résolus de cette façon).
Ce phénomène est typique des petites communautés:
la majorité des gens se connaissent. Ils travaillent bien
souvent dans les mêmes organisations et jouent parfois au
hockey ensemble. Quant au support technique fourni aux étudiantes
et aux étudiants, l'Université d'Ottawa a mis en
place une ligne téléphonique d'assistance informatique.
C'est d'ailleurs le premier numéro de téléphone
que tout nouvel étudiant inscrit reçoit. 90% des
problèmes informatiques sont résolus à ce
stade. Le personnel responsable de cette ligne d'assistance informatique
est très au fait des problèmes que la majorité
des étudiantes et des étudiants rencontrent et connaît
très bien les différentes plates-formes utilisées
à l'Université. Seuls les problèmes insolubles
(10%) sont soumis au CEAM. Le CEAM n'a pas de pouvoir sur les
cours offerts et sur leurs contenus.
Période de discussions entre
les spécialistes
(Retour au haut de la page)
Travailler jour et nuit ou presque
pour leur réseau:
mais qu'est-ce qui fait donc courir nos trois administrateurs
de réseau?
Un animateur ou un administrateur de réseau ne travaille
pas entre 9 h et 17 h, mais pratiquement «jour et nuit»
car on doit pouvoir le contacter rapidement en (presque) tout
temps. Sa tâche est lourde, prenante et lui demande d'être
très disponible et flexible pour garder son réseau
en vie et y mettre de la vie. Tout cela, bien souvent, en plus
de faire du lobbying pour obtenir le financement nécessaire
à l'achat et la mise à jour des équipements,
pour engager des personnes pouvant le seconder dans ses diverses
tâches
ou parfois aussi pour justifier son poste.
À propos de disponibilité
· Denis Gilbert se fait un point d'honneur de répondre
aux messages qu'il reçoit dans un délai maximum
de 12 heures, 7 jours par semaine, afin de s'assurer que tous
soient satisfaits des services offerts. Pour lui, une étudiante
ou un étudiant «en panne» ne doit pas être
découragé par une longue attente avant de trouver
une solution à un problème technique. D'autre part,
il perçoit un site web, un peu comme un média électronique
«traditionnel», par exemple comme une station de radio
«en ondes», 24 heures sur 24.
· Sébastien Rock s'assure que les usagers de son
réseau reçoivent la confirmation de leurs réservations
des salles de vidéoconférence dans un délai
maximum de 24 heures. Sans le téléphone cellulaire,
un service aussi rapide serait impossible, autant pour les réservations
que pour le support technique. Tous les numéros de téléphones
sont centralisés et il est donc possible de le contacter
par l'intermédiaire de la DSF 310. Les échanges
de courriels (abondants!) facilitent aussi sa tâche. (La
francophonie de l'Ouest utilise l'outil de communication First
Class).
Malgré toute l'énergie et la disponibilité
que leur travail exige d'eux, tous ont fait part de leur passion
pour leur travail, leur dévouement et leur «dévotion»
(
ou presque) pour la formation à distance. Ils nous
ont également fait part de leur désir d'aider les
autres (étudiantes, étudiants, professeures, professeurs
),
ainsi que du plaisir qu'ils éprouvent à se trouver
à la fine pointe des recherches dans le domaine de la formation
à distance et des nouvelles technologies.
· Denis Gilbert mentionne que les nombreux témoignages
de satisfaction et de reconnaissance qu'il a reçus de la
part des étudiantes et des étudiants lui prouvent
que sa présence a probablement une influence sur leur taux
de persévérance et cela même s'il ne peut
le prouver par des chiffres. Pour lui, une étudiante ou
un étudiant satisfait va certainement en inciter d'autres
à s'inscrire à des cours de la Télé-université.
Tout cela permettra à la formation à distance au
Québec de ne pas être uniquement une tendance mais
une solution pour un nombre de plus en plus élevé
de personnes.
· Sébastien Rock ajoute que la formation à
distance peut être non seulement une solution économique
mais aussi une question identitaire dans un milieu comme celui
dans lequel il uvre.
· Alain Erdmer a choisi de rester aussi longtemps dans
ce métier, même s'il est très accaparant,
à cause du plaisir et du défi de voir l'environnement
technologique évoluer constamment. La formation à
distance est un domaine où l'on cherche constamment à
trouver des solutions techniques à des problèmes
d'ordre pédagogique.
À propos de lobbying
Denis Gilbert compare les administrateurs de réseau à
des «preachers» et Sébastien Rock à
des hommes d'orchestre missionnaires. Alain Erdmer soutient qu'en
plus de toutes leurs tâches, les administrateurs et les
animateurs de réseaux doivent constamment justifier leur
rôle, notamment chaque fois que de nouvelles personnes s'ajoutent
aux divers conseils d'administration de leurs établissements.
Denis Gilbert ajoute aussi qu'il faut non seulement justifier
son existence auprès des instances décisionnelles
de son établissement mais aussi au niveau gouvernemental.
D'autres universités offrent de la formation à distance.
Certains établissements ou organismes s'improvisent spécialistes
dans ce domaine et finissent par faire du tort au milieu. C'est
l'association de plusieurs établissements qui va permettre
d'élargir l'offre de formation de chacun. (Voir notamment
l'Université virtuelle canadienne (http://www.cvu-uvc.ca)
dont Denis Mayer a traité lors de la troisième audioconférence)
Du temps pour la recherche-développement? La veille
technologique?
Chacun souhaiterait un peu plus de temps dans sa tâche (déjà
trop remplie) pour se consacrer à cet aspect essentiel
de la formation à distance et des nouvelles technologies:
la veille technologique.
· Alain Erdmer avait pensé consacrer 30% de son
temps à la recherche, mais en fait, il ne lui en reste
que 5%. Il nous apprend toutefois que l'université d'Ottawa
a créé un groupe de recherche sur les nouvelles
technologies.
· L'intérêt de Denis Gilbert pour les nouvelles
technologies est «vieux» de 20 ans! (À l'époque:
Télidon, Minitel, Alex, etc
). Sa formation technique
a été acquise «sur le tas», jour après
jour, année après année, bien souvent les
fins de semaine. Même si sa formation est en communication
et en journalisme, il se fait un point d'honneur de demeurer constamment
à l'affût des tendances en formation à distance.
Il déplore que cet aspect soit souvent négligé
par les établissements d'enseignement. À la Télé-université,
un comité a manifesté le besoin de nommer une personne
responsable de la veille technologique, mais comme les moyens
financiers ne permettaient pas d'accéder à cette
demande, chacun consacre un peu de son temps à cette tâche
à temps perdu!
· Sébastien Rock considère que, faute de
temps, cet aspect essentiel est trop négligé dans
son milieu, d'autant plus qu'il y a encore des problèmes
à résoudre pour que chaque membre de sa communauté
ait accès aux mêmes équipements. Il souligne
toutefois qu'à l'Université d'Ottawa, Marc Villeneuve,
le responsable technique du pont de vidéoconférence
est en train de mettre sur pied un forum de discussions pour tous
les usagers du pont, notamment sur l'utilisation du logiciel du
pont, le WebCommander. Ce forum pourrait être élargi.
Denis Gilbert propose même d'héberger ce forum à
la Télé-université et le REFAD de diffuser
l'information auprès de ces membres.
Sommes-nous «prisonniers» des nouvelles technologies?
· Denis Gilbert nous fait remarquer que les usagers des
technologiques sont de plus en plus exigeants quant à la
convivialité et à l'efficacité des équipements
(plates-formes, logiciels, etc.) mis à leur disposition
et qu'il est difficile pour bien des établissements, surtout
pour ceux qui sont moins «riches», de suivre le courant.
Lors de la seconde audioconférence, Donald McDonell, chef
de projet pour le RNEUF, mentionnait d'ailleurs, parmi les ingrédients
du succès et de la survie d'un réseau, l'importance
de la mise à jour et de la compatibilité des divers
équipements.
· Pour Sébastien Rock, le fait que la technologie
évolue permet à un réseau d'«être
mieux huilé»; de mieux fonctionner. La clientèle
a raison d'être exigeante.
· Alain Erdmer affirme que l'évolution des technologies
est un facteur important dans leur acceptation par les usagers.
Dans le cas du RNEUF, le remplacement des 16 systèmes de
vidéoconférence (pas en même temps!) doit
être planifié.
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